Sådan sikrer du, at fakturaer kun sendes til bogholderiets e-mail | Effektiv fakturering

Hvordan kan vi sikre, at fakturaer kun sendes til bogholderiets e-mail og ikke til sælgerens e-mail, når kunden ønsker det?

For at sikre, at fakturaer kun sendes til bogholderiets e-mail og ikke til sælgerens e-mail, når kunden ønsker det, skal man kommunikere med kunden om deres præferencer, opdatere systemer med relevante felter, automatisere faktureringsprocessen, træne medarbejdere, overvåge og kontrollere systemet samt indhente feedback fra kunder.

Sådan sikrer vi, at fakturaer kun sendes til bogholderiets e-mail og ikke til sælgerens e-mail, når kunden ønsker det

• Kommunikation med kunden:
  • Spørg kunden ved oprettelse af konto, hvilken e-mailadresse fakturaer skal sendes til.
  • Bekræft kundens præference skriftligt og gem denne information i kundens profil.
• Opdatering af systemer:
  • Tilføj et felt i kundedatabasen til bogholderiets e-mailadresse.
  • Sørg for, at dette felt er obligatorisk, hvis kunden ønsker fakturaer sendt til en anden e-mail end sælgerens.
• Automatisering:
  • Konfigurer faktureringssystemet til automatisk at sende fakturaer til den specificerede bogholderi-e-mailadresse.
  • Implementer en regel, der forhindrer fakturaer i at blive sendt til sælgerens e-mailadresse, hvis en bogholderi-e-mailadresse er angivet.
• Intern træning:
  • Træn medarbejdere i at indtaste og opdatere kundens e-mailpræferencer korrekt.
  • Gennemgå procedurer regelmæssigt for at sikre, at de følges korrekt.
• Overvågning og kontrol:
  • Implementer en kontrolmekanisme for at overvåge, at fakturaer sendes til de korrekte e-mailadresser.
  • Foretag regelmæssige audits for at sikre, at systemet fungerer som forventet.
• Feedback fra kunder:
  • Indhent feedback fra kunder om deres oplevelse med fakturering.
  • Foretag nødvendige justeringer baseret på feedback for at forbedre processen.