Sådan sender du et fakturaudkast til godkendelse før endelig fakturering | Trin-for-trin guide

Hvordan kan man sende et "fakturaudkast" til godkendelse, før det postes som en "endelig faktura"?

For at sende et "fakturaudkast" til godkendelse, før det postes som en "endelig faktura", skal du oprette fakturaudkastet i dit faktureringssystem, definere en godkendelsesproces, sende udkastet til den ansvarlige for godkendelse, modtage feedback og foretage nødvendige ændringer, og til sidst opdatere status til "endelig faktura" og sende den til kunden.

Sådan sender man et "fakturaudkast" til godkendelse, før det postes som en "endelig faktura"

• Opret fakturaudkast:
  • Brug dit faktureringssystem til at oprette en ny faktura.
  • Indtast alle nødvendige oplysninger som kundeoplysninger, varer/tjenester, priser og moms.
  • Gem fakturaen som et udkast.
• Tilføj godkendelsesproces:
  • Definér hvem der skal godkende fakturaudkastet (f.eks. en manager eller økonomiafdeling).
  • Opret en workflow-proces i dit faktureringssystem, hvis det understøtter det.
• Send fakturaudkast til godkendelse:
  • Send en e-mail eller notifikation til den ansvarlige for godkendelse.
  • Vedhæft fakturaudkastet som en PDF eller del et link til fakturaudkastet i systemet.
  • Inkluder en besked med anmodning om gennemgang og godkendelse.
• Modtag feedback og foretag nødvendige ændringer:
  • Vent på feedback fra den ansvarlige.
  • Foretag eventuelle nødvendige ændringer baseret på feedbacken.
  • Send fakturaudkastet igen, hvis der er behov for yderligere godkendelse.
• Post som endelig faktura:
  • Når fakturaudkastet er godkendt, opdater status til "endelig faktura" i systemet.
  • Send den endelige faktura til kunden.
  • Arkiver fakturaen i dit faktureringssystem for fremtidig reference.